POLÍTICA DE USO DE DATOS PERSONALES


Este documento contiene la política de manejo de información y datos personales de la compañía EXTRACONFORT S.A.S., y tiene como fin comunicar qué información se solicita, para qué, cómo se usa, cuándo se comparte y cómo se protege, así como los derechos que tienen los titulares de conocer, actualizar o rectificar dicha información y los procedimientos para acceder a la misma y solicitar su eliminación.

I. Definiciones

Para lograr una mayor comprensión de la presente política, hemos determinado las siguientes definiciones, de conformidad con la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015 (capitulo 25 Art. 2.2.2.25.1.1. al 2.2.2.25.6.2.): • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. • Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. • Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar los datos personales que de ella se hayan sometido a tratamiento en bases de datos. • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre el tratamiento de los datos. • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

II. Principios del tratamiento de datos personales

El tratamiento de datos personales que haremos en EXTRACONFORT S.A.S. se regirá por los siguientes principios: a. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de conformidad con la normatividad aplicable, la cual debe ser informada al titular. b. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. En consecuencia, los datos personales no podrán ser objeto de tratamiento sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento del titular c. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido legalmente el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. d. Principio de transparencia: Se debe garantizar en todo momento el derecho del titular a obtener de EXTRACONFORT S.A.S. información acerca de la existencia de datos que le conciernan. e. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de la normatividad aplicable. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados. f. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por EXTRACONFORT S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

IV. ¿Qué información solicitaremos?

Los datos personales que obtenemos, que en todo caso son datos privados que no están disponibles al público, son: • Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT). • Nombres y Apellidos / Razón Social. • Cargo / Ocupación. • Fecha de nacimiento y género. • Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral). • Direcciones y correo electrónico (personales o laborales). • Información de contactos comerciales, de cartera, de tesorería y todos aquellos necesarios en el desarrollo de la operación en general. • Información relativa a entidades financieras y detalle de cuentas bancarias. • Datos personales de los beneficiarios de las ventas corporativas.

V. ¿Para qué se utiliza la información?

Los Titulares de los datos autorizan a EXTRACONFORT S.A.S., el uso, recolección, transferencia, administración, almacenamiento y supresión de sus datos personales en bases de datos, con las siguientes finalidades: 1. Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos. 2. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada. 3. Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación, promoción y/o información corporativa, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía. 4. Utilizar los datos para fines administrativos internos o comerciales tales como: referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, o reconocimiento de beneficios propios de nuestro sistema de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente. 5. Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato. 6. Verificar, comprobar o validar los datos suministrados. 7. Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los procesos, el servicio y los productos. 8. Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados. 9. Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas accionistas de EXTRACONFORT S.A.S. 10. Vincular al titular como contratista o proveedor. 11. Controlar y prevenir el fraude. 12. Controlar y prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo. 13. Celebrar, ejecutar y gestionar las propuestas de negocios y los contratos objeto de los servicios prestados. 14. Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial. 15. Proveer los productos o servicios que requiera el cliente. 16. Informar sobre nuevos productos o servicios, o al respecto de los cambios que se realicen sobre los existentes. 17. Enviar información comercial o publicitaria sobre los productos o servicios de EXTRACONFORT S.A.S., o por medio de terceros autorizados por ésta. 18. Desarrollar procesos de selección laboral. 19. Suministrar la información a empresas filiales, vinculadas o subordinadas de EXTRACONFORT S.A.S., ubicadas en Colombia o en otro país, cuando ellas requieran la información para alguno de los fines indicados en esta política. 20. Garantizar la seguridad de las personas y los bienes de EXTRACONFORT S.A.S razón por la cual los datos recolectados por los puntos de seguridad de nuestra empresa o por nuestras videograbaciones serán utilizados para el fin señalado y pueden emplearse como prueba en cualquier tipo de proceso. 21. Para los fines permitidos por la legislación vigente, 22. Los demás casos en los que exista autorización expresa del titular de los datos personales.

VI. ¿Cómo se utiliza la información?

Al aceptar esta Política, los Titulares de los datos personales, autorizan a EXTRACONFORT S.A.S., sin que ello de lugar al pago de contraprestación alguna, para que los trate de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión o transferencia de los datos suministrados, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente. Por su parte quienes suministren datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento. EXTRACONFORT S.A.S. podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo la finalidad para la cual se haya obtenido el dato personal, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.

VII. ¿Cuándo se comparte?

EXTRACONFORT S.A.S. se abstendrá de vender la información personal recabada de los Titulares de los datos, como también se negará a compartir esta información con cualquier persona natural o jurídica externa no autorizada. Sin perjuicio de lo anterior, la información personal recolectada podrá ser suministrada, cuando EXTRACONFORT S.A.S crea de buena fe, que esa divulgación sea razonablemente necesaria para: a. Evitar una responsabilidad legal. b. Cumplir con leyes, normativas, citaciones u órdenes judiciales. c. Cumplir un requerimiento de una autoridad gubernamental o reguladora. Los terceros contratados para administrar la información recolectada están obligados a dar cumplimiento a protocolos de seguridad, incluyendo la suscripción de acuerdos de confidencialidad. Solo tendrán acceso a la información personal suministrada por los Titulares de los datos quienes ejerzan la función de Administradores de Bases de Datos y por lo tanto deban utilizar dichos datos únicamente para cumplir con las finalidades descritas en esta política.

IX. ¿Cuáles son los derechos de los titulares de la información?

Los titulares de la información que sea objeto de tratamiento por EXTRACONFORT S.A.S en los términos de la Ley 1581 de 2012, tienen derecho a: a. Conocer, actualizar o rectificar sus datos cuando los mismos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Ser informado acerca del uso de sus datos. c. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, según lo establecido en la Ley 1581 de 2012. d. Revocar la autorización del tratamiento de datos personales o solicitar la supresión de algún dato. e. Acceder de manera gratuita a los datos personales que fueron objeto de tratamiento. f. Solicitar prueba de la autorización que otorgó para el tratamiento de sus datos personales, excepto cuando se trate de datos que no requieren autorización.

X. Información de contacto para peticiones, consultas y reclamos

Cuando el titular desee ejercer alguno de sus derechos o presentar una petición, consulta o reclamo relacionado con el tratamiento de sus datos personales, podrá realizarlo a través del servicio de Contacto en nuestra página web www.extraconfort.com a nuestra oficina en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, Colombia al número 524 2253 o a través de carta dirigida a la Dirección Administrativa y Financiera de EXTRACONFORT S.A.S. ubicada en Av. 2B Norte #44ª-52 Dicha solicitud debe incluir, como mínimo, los siguientes datos: • Nombres y apellidos / Razón Social • Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT) • Cargo / Ocupación • Teléfonos fijos o celulares de contacto (ciudad) • Correo electrónico • Asunto: Política de Uso Datos Personales Cuando se trate de menores de edad, sus derechos deberán ser ejercidos por las personas que ostenten su representación legal.

XI. Procedimientos para los reclamos

Cuando el titular haya presentado un reclamo a EXTRACONFORT S.A.S. por considerar que sus datos personales deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o por advertir un incumplimiento de los deberes por parte de la empresa, se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. El personal que reciba el reclamo lo dirigirá de inmediato a la Dirección Administrativa y Financiera de EXTRACONFORT S.A.S. ubicada en la Avenida 2B Norte No. 44ª-52 La Merced-Cali, Valle del Cauca, Colombia. 2. Una vez ahí, se revisará formalmente el reclamo para determinar si el mismo está completo, es decir, si contiene la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Cuando el reclamo estuviere incompleto, se debe requerir al reclamante en los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que lo subsane. En caso de que transcurran más de dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el reclamante subsane, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si la Dirección Administrativa y Financiera de EXTRACONFORT S.A.S. no es competente para decidir el reclamo, ésta la enviará a quien corresponda en los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, informando al respecto al reclamante. 3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles, estando obligada a mantener la leyenda hasta que se decida de fondo el reclamo. 4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al reclamante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XII. ¿Cuáles son los deberes de EXTRACONFORT S.A.S.?

Las personas a quienes se les encomiende cumplir esta política se deberán ceñir a los siguientes deberes: a. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que se cumplan los principios en los términos establecidos en esta política (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. (ix) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data. b. Deberes cuando actúa como encargado: (i) Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento en los cinco (5) días hábiles desde su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando el titular haya presentado un reclamo y el mismo no haya sido resuelto. (viii) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (ix) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. c. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un encargado: (i) Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 2.2.2.25.6.1. del decreto único 1074 de 2015. (ii) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. (vii) Exigir al encargado del tratamiento que salvaguarde, en todo momento, la seguridad de las bases de datos que contengan los datos personales. (viii) Instar al encargado del tratamiento a conocer las normas vigentes en Colombia sobre el tratamiento de datos personales, y a dar cumplimiento a las mismas durante el tratamiento de los datos personales que le sean suministrados por EXTRACONFORT S.A.S., incluso cuando se trate de una transferencia internacional de datos personales, es decir, cuando el encargado tenga su domicilio en un Estado extranjero. (ix) Instar al encargado para que destruya o retorne a la empresa los datos suministrados una vez finalizado el tratamiento de los mismos. d. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. (iii) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

XIII. ¿Cuáles son los deberes del encargado del tratamiento, cuando el mismo es un tercero diferente a EXTRACONFORT S.A.S.?

El tercero con quien la empresa contrate para realizar el tratamiento de los datos personales estará obligado a: 1. Guardar absoluta reserva y confidencialidad en relación con los datos personales suministrados por EXTRACONFORT S.A.S. 2. Implementar las medidas de seguridad necesarias para salvaguardar los datos personales, impidiendo el acceso o uso no autorizado de los mismos. 3. Garantizar a los titulares, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data. 4. Devolver o destruir, según instrucción previa de la empresa, toda la información a la que se tuvo acceso una vez finalizado el tratamiento encomendado. 5. Tratar los datos personales suministrados únicamente para los fines y en la forma que se le haya encomendado por EXTRACONFORT S.A.S. En consecuencia, cualquier tratamiento no autorizado o que se aparte de las instrucciones de la empresa, será responsabilidad exclusiva del encargado, quien deberá responder por cuenta propia por los daños que cause a la empresa, los titulares de los datos personales y/o algún tercero. 6. Informar a EXTRACONFORT S.A.S. sobre la recepción de quejas, reclamos o requerimientos presentados por los titulares de los datos personales que le hayan sido encargados, dentro del día hábil siguiente al de la recepción, con el fin de dar una respuesta de fondo completa al peticionario, y para que la empresa tenga conocimiento sobre reclamos en trámite. 7. Mantener indemne a EXTRACONFORT S.A.S. y/o terceros por los daños y perjuicios que llegue a causar el encargado, sus empleados, contratistas y/o subcontratistas, por el incumplimiento de las obligaciones señaladas en el contrato que se haya celebrado entre las partes, en la presente política o en la legislación colombiana en materia de Hábeas Data. 8. Indemnizar a EXTRACONFORT S.A.S. por los daños y perjuicios sufridos en caso que por el incumplimiento de las disposiciones previstas en la presente política, la empresa se enfrente a reclamaciones, demandas, investigaciones o procesos adelantados por las autoridades de vigilancia del tratamiento de datos personales. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de sanciones a cargo de EXTRACONFORT S.A.S., también le reconocerá a la empresa lo que la misma haya pagado o haya debido asumir por este hecho.

XIV. Transmisión internacional de datos personales

EXTRACONFORT S.A.S. podrá transferir información personal del titular a terceros países para dar cumplimiento a las finalidades del tratamiento de los datos que son señaladas en esta Política. En estos casos, la empresa se asegurará de que los terceros países cumplan a cabalidad esta Política y la legislación colombiana vigente en materia de datos personales. A su vez, cuando EXTRACONFORT S.A.S. actúa como responsable y transmite los datos personales a encargados internacionales, éstos se encuentran en la obligación de limitarse al tratamiento de los datos personales bajo los parámetros de la legislación colombiana vigente en la materia, la cual se comprometen a conocer y aplicar en todo momento; así como también se obligan a realizar el tratamiento bajo los alcances que les haya sido indicados por la empresa, incluyendo las actividades específicas que se les haya encomendado y las obligaciones que se haya pactado, las cuales incluirán en todo caso: a. Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan. b. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. c. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales. d. No utilizar los datos suministrados para fines personales u otro fin que no haya sido señalado expresamente en esta política o directamente por EXTRACONFORT S.A.S

XV. Autorización del titular

De forma previa al tratamiento del dato personal, EXTRACONFORT S.A.S. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar el mismo, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato. La empresa utilizará medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización.

XVI. Aviso de privacidad

En el evento en el que EXTRACONFORT S.A.S. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política, publicará un aviso de privacidad que se adjunta, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

XVII. Forma de aceptación de la Política

Los titulares de los datos pueden aceptar esta Política por cualquier medio: • A los titulares de datos con quienes se tiene una relación anterior a la entrada en vigencia de esta Política, se les entregará la misma de manera física, obteniendo la aceptación con la firma, o de forma electrónica, en cuyo caso se enviará por correo electrónico y la no respuesta se entenderá como aceptada. • A los titulares de datos con quienes se inicie una relación de tipo contractual de forma posterior a la entrada en vigencia de esta Política, se incluirá una cláusula en el contrato que los rija haciendo alusión a esta Política, por lo que la suscripción de los contratos que contengan dicha cláusula constituye la aceptación sin reservas de nuestra Política. • A través de nuestro sitio web www.extraconfort.com: los Titulares de los Datos que ingresen por este canal, tendrán a su disposición la política.

XVIII. Consecuencias de la aceptación de la Política

Los Titulares de los datos que realicen los anteriores procedimientos y acepten la Política: a) Declaran que conocen, entienden y aceptan la Política de uso de datos personales y administración de Bases de datos de EXTRACONFORT S.A.S., para el manejo de la información personal. b) Manifiestan que han consentido libre y expresamente la inclusión de sus datos personales, y que autorizan su tratamiento para los fines previstos en éste documento. c) Expresan que la información registrada les pertenece o que ha sido previamente autorizado para compartirla con EXTRACONFORT S.A.S. en virtud de la presente política, según el caso. d) Declaran que cada uno de los datos registrados son verdaderos.

XIX. Modificaciones a la Política

Nos reservamos el derecho a efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política. Sin embargo estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web www.extraconfort.com. En caso de que los cambios hagan referencia a las finalidades autorizadas, procederemos a obtener una nueva autorización por parte del titular. Esta política aplica a la base de datos que maneja EXTRACONFORT S.A.S. desde la fecha de la autorización y hasta que la finalidad para la cual fue tratado el dato personal sea agotada. XX. Vigencia de la Política de uso de datos personales y administración de bases de datos de EXTRACONFORT S.A.S La presente política entra en vigencia el 10/06/2017 y deroga todas las que hayan sido adoptadas con anterioridad por la empresa. AVISO DE PRIVACIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: EXTRACONFORT S.A.S DOMICILIO: Avenida 2B Norte No. 44ª-52 B/La Merced TELÉFONO: 5242253 PÁGINA WEB www.extraconfort.com CORREO ELECTRÓNICO: ventas@extraconfort.com FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS EXTRACONFORT S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para: 1. Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos. 2. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada. 3. Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación, promoción y/o información corporativa, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía. 4. Utilizar los datos para fines administrativos internos o comerciales tales como: referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, o reconocimiento de beneficios propios de nuestro sistema de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente. 5. Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato. 6. Verificar, comprobar o validar los datos suministrados. 7. Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los procesos, el servicio y los productos. 8. Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados. 9. Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas accionistas de EXTRACONFORT S.A.S. 10. Vincular al titular como contratista o proveedor. 11. Controlar y prevenir el fraude. 12. Controlar y prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo. 13. Celebrar, ejecutar y gestionar las propuestas de negocios y los contratos objeto de los servicios prestados. 14. Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial. 15. Proveer los productos o servicios que requiera el cliente. 16. Informar sobre nuevos productos o servicios, o al respecto de los cambios que se realicen sobre los existentes. 17. Enviar información comercial o publicitaria sobre los productos o servicios en medio de campañas, concursos o promociones adelantadas por EXTRACONFORT S.A.S., o por medio de terceros autorizados por ésta. 18. Desarrollar procesos de selección laboral. 19. Suministrar la información a empresas filiales, vinculadas o subordinadas de EXTRACONFORT S.A.S., ubicadas en Colombia o en otro país, cuando ellas requieran la información para alguno de los fines indicados en esta política. 20. Garantizar la seguridad de las personas y los bienes de EXTRACONFORT S.A.S., razón por la cual los datos recolectados por los puntos de seguridad de nuestra empresa o por nuestras videograbaciones serán utilizados para el fin señalado y pueden emplearse como prueba en cualquier tipo de proceso. 21. Para los fines permitidos por la legislación vigente, 22. Los demás casos en los que exista autorización expresa del titular de los datos personales. EXTRACONFORT S.A.S. podrá contratar a terceros para el tratamiento de la información. Cuando ello suceda, la empresa advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger los datos personales con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines diferentes de los autorizados y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES:

Los terceros encargados podrán pertenecer a países diferentes a Colombia. Cuando EXTRACONFORT S.A.S. actúa como responsable y transmite los datos personales a encargados internacionales, éstos se encuentran en la obligación de limitarse al tratamiento de los datos personales bajo los parámetros de la legislación colombiana vigente en la materia, la cual se comprometen a conocer y aplicar en todo momento; así como también se obligan a realizar el tratamiento bajo los alcances que les haya sido indicados por la empresa, incluyendo las actividades específicas que se les haya encomendado y las obligaciones que se haya pactado, las cuales incluirán en todo caso: a. Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan. b. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. c. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales. d. No utilizar los datos suministrados para fines personales u otro fin que no haya sido señalado expresamente en esta Política o directamente por EXTRACONFORT S.A.S.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:

Los titulares de datos personales tienen derecho a: a. Conocer, actualizar o rectificar sus datos cuando los mismos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Ser informado acerca del uso de sus datos. c. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, según lo establecido en la Ley 1581 de 2012. d. Revocar la autorización del tratamiento de datos personales o solicitar la supresión de algún dato. e. Acceder de manera gratuita a los datos personales que fueron objeto de tratamiento. f. Solicitar prueba de la autorización que otorgó para el tratamiento de sus datos personales, excepto cuando se trate de datos que no requieren autorización. g. Negarse a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Nuestra Política podrá ser consultada en la siguiente dirección: Avenida 2B Norte No. 44ª-52 B/La Merced o en nuestra página web: www.extraconfort.com Cordialmente, EXTRACONFORT S.A.S.

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